"Llevo años utilizando Acrobat Pro como software principal para los PDF, pero su precio es bastante elevado. Descubrí que Wondershare PDFelement tiene una funcionalidad similar a Acrobat Pro, y es un 70% más barato, eso es atractivo".
Lawan
Subdirector Financiero Digital, Thai Oil
Thai Oil, empresa petroquímica líder en Asia, es una filial del grupo PTT. Fundada en 1961, ha crecido a lo largo de las décadas hasta convertirse en la mayor refinería de Tailandia. Las operaciones de la empresa abarcan las industrias de refino y petroquímica, con una capacidad de producción que contribuye significativamente al sector energético de la región de Asia-Pacífico.
El objetivo estratégico de Thai Oil es convertirse en líder de operaciones de refinado y petroquímicas plenamente integradas en la región de Asia-Pacífico. Este objetivo encaja perfectamente con su compromiso con la innovación, la sostenibilidad y la aportación de un valor óptimo a las partes interesadas.
Para ello, la empresa cuenta con una de las plantas más modernas y eficientes de la región de Asia-Pacífico. Buscan continuamente adoptar las últimas soluciones tecnológicas y de software que puedan agilizar las operaciones, minimizar los costes y mejorar la productividad.
Sin embargo, el camino de Thai Oil hacia estas ambiciones no estuvo exento de obstáculos. La empresa se enfrentaba a ineficiencias operativas que agotaban los recursos y afectaban a su cuenta de resultados.
Desafíos
Los elevados costes de software eran una de las principales preocupaciones, ya que la solución de software premium existente afectaba significativamente a la salud financiera y a los recursos de la empresa.
Lawan, Subdirector Financiero Digital de la empresa, que supervisa todos los aspectos presupuestarios y financieros relacionados con el software y la digitalización dentro de la empresa, consideró que esta situación era insostenible. El elevado precio de Acrobat Pro estaba forzando el presupuesto y dificultando la consecución de sus objetivos.
"Llevo años utilizando Acrobat Pro como software principal para PDF. Pero el precio es muy alto. Esto me hizo buscar alternativas para sustituirlo", dijo, subrayando la urgente necesidad de una solución más rentable.
Además de la carga financiera, Thai Oil se enfrentaba a problemas operativos. La organización tenía dos tipos distintos de software de gestión de documentos: uno para el equipo de ingeniería y otro para otros departamentos. Esta dicotomía generaba ineficacia, dificultaba la colaboración y ralentizaba los flujos de trabajo.
Esta situación puso de manifiesto la necesidad de una solución unificada y fácil de usar que pudiera satisfacer sin problemas las diversas necesidades de las distintas funciones de la empresa. El software ideal no sólo agilizaría las operaciones, sino que también reduciría considerablemente los precios.
Soluciones
En respuesta a estos retos, Lawan se embarcó en la búsqueda de un editor de PDF práctico y asequible. Esta exploración condujo al descubrimiento de Wondershare PDFelement. Intrigado por sus funcionalidades y su precio asequible, Lawan se puso en contacto con el distribuidor tailandés, que le proporcionó una completa introducción. Convencido de que PDFelement podía satisfacer sus necesidades y ayudarles a superar sus retos, Thai Oil decidió hacer el cambio.
En la actualidad, un tercio de la organización ha realizado la transición a este nuevo software, que cada departamento utiliza para atender necesidades específicas y mejorar la eficiencia.
"Como usuario habitual, utilizo PDFelement todos los días para firmar presupuestos, en el lugar de trabajo y cosas así", explicó Lawan, destacando la utilidad diaria y la versatilidad del programa.
En el departamento de ingeniería, PDFelement se utiliza para compartir y comentar planos de ingeniería. Las funciones Comment & Sign del software permiten a los ingenieros hacer anotaciones directamente en los dibujos, lo que facilita una mejor comunicación y colaboración entre el equipo.
Para el departamento de contabilidad, PDFelement se está utilizando en la fase de pruebas para la gestión y edición de documentos. Los contables encontraron especialmente útil la capacidad del software para editar y firmar documentos PDF, lo que les permite agilizar sus flujos de trabajo y reducir el uso de papel.
Resultados
La aplicación de PDFelement ha tenido un impacto transformador en Thai Oil. En primer lugar, se ha producido una reducción significativa de los costes. En comparación con el acuerdo anterior, la empresa ha logrado una reducción del 70% en los costes de software. Este ahorro sustancial ha liberado recursos que ahora pueden reorientarse a otras áreas estratégicas.
Además, la facilidad de uso del software facilitó una transición fluida para los empleados, eliminando las barreras a la adopción. Las potentes funciones de PDFelement también han impulsado la eficacia del trabajo en toda la organización, mejorando la productividad y agilizando los flujos de trabajo.
"El cambio a PDFelement ha supuesto un cambio radical para nuestra organización. No sólo hemos conseguido un importante ahorro de costes, sino que también hemos experimentado un aumento de la productividad gracias a las diversas funciones del software", señaló Lawan, destacando el impacto positivo de la transición.
Impresionado con el potencial transformador de PDFelement, Lawan incluso lo presentó a su empresa matriz, PTT Group. Este paso subraya el potencial transformador de PDFelement no sólo para Thai Oil, sino también para otras empresas del grupo y más allá.
En conclusión, el cambio a este nuevo software ha permitido a la empresa superar sus retos de gestión documental, agilizar sus procesos y lograr un importante ahorro en costos. Demuestra el poder de la adopción de las herramientas tecnológicas adecuadas para impulsar la eficiencia operativa y el éxito empresarial.
Además, el éxito de PDFelement en Thai Oil es testimonio de su poder como solución de gestión de documentos rentable, fácil de usar y versátil que puede satisfacer las necesidades de diversas funciones dentro de una organización.
