Navegar por las olas de la transformación digital

Fred. Olsen, S.A., proveedor líder de servicios marítimos, es famoso por su enfoque innovador y su inquebrantable dedicación a la calidad. Como elemento vital de la conectividad interinsular de las Islas Canarias, operan 5 líneas marítimas en todo el archipiélago, transportando más de 3 millones de pasajeros, 60.000 mascotas, 1 millón de coches y 100.000 vehículos de carga cada año.

Con una historia que se remonta a 1904, la empresa ha demostrado constantemente su capacidad de adaptación, evolucionando a la perfección con las mareas cambiantes, al tiempo que se mantiene firme en su compromiso con el cuidado del medio ambiente y un futuro sostenible. Creen en una política de "Papel Cero" . Olsen evita emitir 4 toneladas de dióxido de carbono, consumir unos 50.000 litros de agua y talar 55 árboles al año.

Sin embargo, incluso para este experimentado navegante, trazar el rumbo a través de la era digital presenta su propio conjunto de retos.

Fred. Olsen Express. Cortesía de la imagen - Javier, Jefe Técnico y de Adquisiciones, Fred. Olsen, S.A.

Desafíos

Javier Padrón Rufino, responsable de compras y tecnología de Fred. Olsen, S.A., se enfrentaba a 2 retos principales que impedían el buen funcionamiento de las operaciones de la empresa. El primero fue el elevado coste de mantenimiento de la suite de Adobe, que resultó ser una importante carga financiera para los recursos de la empresa. El segundo reto era la rigidez de las licencias de software, ya que su software anterior sólo ofrecía opciones mensuales o anuales.

Esta rigidez era incompatible con las necesidades de Fred. Olsen, S.A., una empresa que necesitaba una solución rentable y que ofreciera licencias perpetuas más flexibles. "Los elevados precios del software y los restrictivos modelos de concesión de licencias obstaculizaban nuestra eficacia y crecimiento", explica Javier.

Estos retos se agravaron aún más cuando la empresa decidió implantar iniciativas sin papel incluso antes del inicio de Covid-19. "Utilizábamos mucho papel, lo que no era eficiente ni sostenible. Necesitábamos una solución que no sólo acelerara el proceso de trabajo, sino que también promoviera un uso más económico de los recursos". Este paso hacia la digitalización presentaba su propio conjunto de obstáculos, entre ellos la necesidad de una forma fiable y eficiente de digitalizar los documentos en papel existentes y gestionar eficazmente los nuevos archivos digitales. Finalmente encontraron su respuesta en Wondershare PDFelement.

Soluciones

Ante estos retos, Javier descubrió un remedio a través de una búsqueda en Internet: Wondershare PDFelement. La asequible estructura de precios de PDFelement y su opción de licencia perpetua lo convirtieron en una opción atractiva para Fred. Olsen, S.A. En la actualidad, todos los departamentos de la empresa, desde finanzas y tecnología hasta administración, utilizan PDFelement para sus tareas diarias. La frecuencia de uso variaba según los miembros del personal, atendiendo a sus necesidades y responsabilidades individuales.

Las funciones que más destacaron fueron las opciones "Convertir" y "Editar". Se utilizan ampliamente en toda la empresa para las tareas diarias de procesamiento de archivos. Por ejemplo, la función "Convertir" permite a los usuarios transformar varios formatos de archivo en PDF, lo que facilita el uso compartido y el almacenamiento. Por otro lado, la función "Editar" ofrece a los usuarios la flexibilidad necesaria para realizar cambios en los archivos PDF, lo que aumenta la productividad y la eficacia.

Una mayoría significativa, aproximadamente el 90% de los usuarios, se apoya en gran medida en la función de edición. Según Javier, "la edición es lo más utilizado. Nos permite modificar formatos, tanto a nivel de página como de texto".

Una situación específica en la que PDFelement ha demostrado ser especialmente beneficioso es en su procesamiento de facturas. Ahora pueden escanear todas las facturas en papel y hacerlas circular digitalmente por cada departamento. Este flujo de trabajo digital no sólo agiliza el proceso, sino que también respalda su compromiso con la sostenibilidad al eliminar la necesidad de papel y reducir la huella de carbono de la empresa.

Resultados

El cambio a PDFelement supuso un importante ahorro de costes para Fred. Olsen, S.A., en línea con el objetivo de prudencia financiera de la carrera personal de Javier. Pero los beneficios iban más allá del balance. Los empleados descubrieron que podían realizar las mismas tareas que con Adobe Acrobat, e incluso mejor con PDFelement. La transición se realizó sin contratiempos y el equipo se adaptó rápidamente al nuevo software, destacando la facilidad de uso de su interfaz y su funcionalidad.

Además del ahorro de precios y la eficacia operativa, PDFelement también obtuvo una alta puntuación en servicio al cliente. La experiencia de Javier con PDFelement fue abrumadoramente positiva, describiéndola como "Muy muy buena". Valoró la oportunidad de interactuar directamente con el fabricante en su lengua materna, el español. Además, subrayó la calidad superior de la asistencia técnica y de ventas que recibió, que contrastaba claramente con su anterior dependencia de la línea directa pública de Adobe.

Fred. El viaje de Olsen, S.A. del papel a los píxeles, con PDFelement como aliado crucial, es un testimonio convincente del poder transformador de la tecnología.

Su historia sirve de faro brillante para otras organizaciones que navegan por el terreno, a menudo complejo, de la transformación digital. Ilustra cómo, adoptando las soluciones de software adecuadas y adaptadas a sus necesidades empresariales, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir el impacto ambiental y contribuir a un futuro sostenible.

Además, Fred. El éxito del cambio digital de Olsen, S.A. pone de relieve el compromiso inquebrantable de la empresa con la sostenibilidad, un valor fundamental profundamente arraigado en su cultura corporativa. Mientras siguen navegando por el mar digital, siguen dispuestas a establecer nuevas normas en el transporte marítimo.

Aprovechando la tecnología para impulsar el crecimiento, mejorar el servicio al cliente y defender la protección del medio ambiente, Fred. Olsen, S.A. ofrece valiosas ideas e inspiración. Su experiencia resume el potencial de alinear las soluciones tecnológicas con las estrategias empresariales, demostrando las inmensas posibilidades que se esconden en la intersección entre innovación, eficiencia y sostenibilidad.